Antes de comenzar, es necesario recordar que el material de archivo muchas veces se encuentra en estado de conservación inadecuado, con muestras de suciedad o, incluso, antes bacteriológicos entre sus hojas; por lo que es obligatorio el uso de materiales de protección humana tales como guantes, gorras, máscaras y lentes de protección.
Otra particularidad, es que la documentación mayormente se encuentra guardada en contenerdores como paquetes, cajas, folderes o sobres, por lo cual será necesario hacer la identificación respectiva de esos contenedores antes de proceder a la organización de la documentación, como una toma del momento previo a la organización. Es necesario saber de donde se extrajo dicho material ya que, posteriormente, en el trabajo archivístico, la norma ISAD-G nos pedirá llenar un campo con la signatura antigua.
Haciendo la salvedades respectivas, procedemos a indicar los pasos para la organización del material documental, utilizando inventarios y catálogos:
1. Proceder a abrir los contenedores, extrayendo la documentación a organizar. Con identificadores (hojas de papel dobladas y colocadas alrededor de cada pieza documental), se procederá a escribir la caja de donde fueron extraídas y el tema tentativo al que hacen referencia y el número de folios, por ejemplo: economía, sociedad, siglo XX, caja de impuestos, ayudas económicas, año 2009, información para revista 2, visita a Madrid, etc. Para este paso es necesario saber la historia de la institución que las generó, así como sus funciones y la rama a la que se dedicó; así un archivo de hospital será distinto al de un archivo personal. Este paso es importantísimo pues nos ayudará a idear como será la clasificación de la documentación.
2. Clasificar la documentación por temas, pieza por pieza, identificando a qué categoría o tema pueda ir cada documento.
3. Generar tablas temáticas a partir de la identificación anterior.
4. Clasificar la documentación por fechas, identificando el material que necesitará ser llevado a conservación.
5. Una vez identificada toda la documentación ser procederá a elaborar un INVENTARIO.
6. Proceder al almacenamiento de dicho material dentro de cajas, paquetes o contenedores a los que se identificará con una nueva nomenclatura. Por ejemplo: Caja A, sobre 08.
7. Posteriormente, se procederá a la descripción de cada pieza documental por medio de un catálogo. Para lo cual se recomienda el uso la norma ISAD-G (General International Standard Achival Description).
Siguiendo estos pasos podremos organizar archivos utilizando las normas archivísticas idóneas, facilitando su consulta y protección, con lo cual le damos una nueva vida a la documentación. Este trabajo recoge los años en la experiencia archivística, que esperamos pueda ser de ayuda en la organización adecuada de los archivos. Para consultas y organización de archivos llamar a los números:
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